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數(shù)字化時代的多業(yè)態(tài)集團項目管理 ——創(chuàng)新、協(xié)同、技術(shù)驅(qū)動與戰(zhàn)略規(guī)劃
數(shù)字化時代的多業(yè)態(tài)集團項目管理 ——創(chuàng)新、協(xié)同、技術(shù)驅(qū)動與戰(zhàn)略規(guī)劃
在數(shù)字化浪潮的推動下,項目管理系統(tǒng)不再是簡單的任務(wù)分配和時間跟蹤,已經(jīng)成為協(xié)調(diào)資源、優(yōu)化流程、提高效率的關(guān)鍵性工具。對于多業(yè)態(tài)集團,由于集團的業(yè)務(wù)具有多樣性和復(fù)雜性,對項目管理的需求尤為迫切。如何利用項目管理系統(tǒng),實現(xiàn)讓項目經(jīng)理更好地控制項目進度,讓團隊成員之間的溝通與協(xié)作更加融合,讓項目目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略確保一致呢?今天咱們就通過華天動力的項目管理系統(tǒng)在多個集團屬性客戶的使用經(jīng)驗,來分析一下,如何通過創(chuàng)新、協(xié)同、技術(shù)驅(qū)動和戰(zhàn)略規(guī)劃,提升項目管理的整體效能。
項目管理系統(tǒng)具有哪些應(yīng)用價值
項目管理系統(tǒng)目前已經(jīng)成為企業(yè)管理中不可缺少的工具,通過系統(tǒng)平臺,能夠讓PMO(項目管理辦公室)在確保項目能夠成功交付的基礎(chǔ)上,靈活協(xié)調(diào)人力物力等各項資源,并根據(jù)歷史項目的總結(jié)及時優(yōu)化企業(yè)的項目管理流程,確保企業(yè)的效率最大化、效益最大化。
項目經(jīng)理能夠通過系統(tǒng)進行任務(wù)分配、時間跟蹤和成本管理,能夠更有效地控制項目進度和資源分配,從而提高項目效率和物資利用率。
圖表 1 項目經(jīng)理查看項目全局
圖表 2 項目經(jīng)理查看項目組成員的工作日歷
圖表 3項目經(jīng)理查看項目進度
項目成員能夠?qū)崟r了解到最新的項目信息,及時知道團隊成員的任務(wù)完成情況及需要協(xié)力信息,根據(jù)項目情況進行配合,增強了團隊的協(xié)作和溝通能力。而當(dāng)發(fā)現(xiàn)項目中問題時,通過風(fēng)險管理能夠及時提交項目風(fēng)險,項目風(fēng)險在提交后,根據(jù)預(yù)設(shè)的流程會自動流轉(zhuǎn)到相關(guān)成員處進行處理解決,防止項目中出現(xiàn)問題。
圖表 4 項目組成員按權(quán)限查看信息
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層能夠通過項目管理系統(tǒng)直觀查看企業(yè)當(dāng)前實時的項目情況,哪些項目進展順利,哪些項目出現(xiàn)什么樣的風(fēng)險,哪些項目即將結(jié)項,企業(yè)在當(dāng)年項目收入及消費情況,預(yù)計收入和預(yù)計支出等信息,均能夠自動產(chǎn)生實時的報告,為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。
圖表 5 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)查看項目管理系統(tǒng)
在數(shù)字化時代,項目管理系統(tǒng)的可擴展性和對遠程工作的適應(yīng)性,也使得它能夠支持組織在不斷變化的環(huán)境中靈活應(yīng)對,同時確保項目目標(biāo)與組織戰(zhàn)略保持一致。
在口罩時代,企業(yè)開啟了遠程辦公,通過項目管理系統(tǒng),我們可以要求項目組成員每天提交項目的進度及工時,并提交相應(yīng)的成果物,項目經(jīng)理通過對進度提交的審查,能夠確保項目的正常進行。
圖表 6 進度反饋
而對于反饋的文件在審查通過后能夠自動同步保存到項目文件中,形成項目知識的一部分。
項目管理系統(tǒng)在項目管理上的創(chuàng)新
華天動力的項目管理系統(tǒng)通過提供一個集中的平臺來協(xié)調(diào)資源、優(yōu)化流程、提高效率,并最終確保項目的成功交付,從而促進項目管理的創(chuàng)新。
通過實時數(shù)據(jù)更新和共享,增強項目的透明度
在系統(tǒng)中,項目中的每個角色都能夠設(shè)置訪問權(quán)限,不同的角色能夠查看到的項目信息范圍不同,從而最大程度保護項目信息不被泄漏。而項目組成員在查看項目時,項目均能夠做到實時更新,為項目組成員展現(xiàn)最新的信息。
圖表 7 項目角色的權(quán)限設(shè)置
時間和進度管理
華天動力的項目管理系統(tǒng)具有項目的任務(wù)安排功能,項目經(jīng)理及項目管理者可以通過系統(tǒng)進行任務(wù)分解(WBS),將項目分解成更小的、易于管理的部分,以便更好地規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控項目工作。
當(dāng)任務(wù)下達后,每個相關(guān)人員均能夠接收到系統(tǒng)提醒,點擊提醒信息就能夠接收任務(wù)。當(dāng)任務(wù)即將超期時,系統(tǒng)也能夠智能提醒相關(guān)人員(如任務(wù)的責(zé)任人、項目經(jīng)理、項目監(jiān)控人等),便于大家協(xié)助將任務(wù)在指定的期限內(nèi)完成。
圖表 8 任務(wù)超期提醒規(guī)則設(shè)置
人工與智能的雙重結(jié)合,規(guī)避風(fēng)險
華天動力的項目管理系統(tǒng)內(nèi)置風(fēng)險管理模塊,風(fēng)險管理不僅是通過項目組成員的人工提交風(fēng)險,同時還能夠根據(jù)項目情況由系統(tǒng)自動給出風(fēng)險,這些風(fēng)險在提報后,能夠按照預(yù)設(shè)流程進行風(fēng)險解決,從而幫助團隊提前識別潛在問題,并制訂對應(yīng)策略,從而降低項目失敗的風(fēng)險。
圖表 9 項目風(fēng)險
項目預(yù)算全過程跟蹤
華天動力的項目管理系統(tǒng)中具有項目預(yù)算管理功能,能夠協(xié)助企業(yè)做好項目費用的管控。為了能夠讓項目經(jīng)理做好項目預(yù)算,系統(tǒng)能夠與人事、設(shè)備管理、固定資產(chǎn)等多個相關(guān)系統(tǒng)集成,做出項目的可見成本估算。項目經(jīng)理可以通過系統(tǒng)進行項目預(yù)算的分解及上報,通過預(yù)定義的審批流程審批通過后,項目預(yù)算即可使用。
圖表 10 項目預(yù)算
項目組成員可以自行提報項目的各項報銷,提報后系統(tǒng)能夠根據(jù)提報的報銷項目的不同走不同的預(yù)設(shè)流程,流程通過后,報銷完成,同時,該筆費用自動計入項目費用中。
圖表 11 預(yù)算執(zhí)行
詳實的數(shù)據(jù)報告和分析功能
項目管理系統(tǒng)提供了強大的報告和數(shù)據(jù)分析功能,使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、項目監(jiān)控人、項目經(jīng)理能夠得到詳細的項目數(shù)據(jù),為決策提供數(shù)據(jù)支持。
圖表 12 項目數(shù)據(jù)看板
通過促進團隊協(xié)作、提高工作效率、優(yōu)化資源配置和支持遠程工作,華天動力項目管理系統(tǒng)不僅提升了項目管理的效率,還鼓勵了創(chuàng)新思維和戰(zhàn)略規(guī)劃,幫助團隊在數(shù)字化時代保持競爭力。
協(xié)同工作:項目管理系統(tǒng)的橋梁
項目管理系統(tǒng)除了需要必備的以項目為核心的模塊外,還需要更多的功能做輔助,這樣才能夠讓用戶更好的更順暢的使用系統(tǒng)。
工作流:助力系統(tǒng)審核流程
系統(tǒng)中內(nèi)嵌華天動力工作流引擎,實現(xiàn)對項目管理系統(tǒng)中項目立項審核、任務(wù)完成審核、文檔審核、風(fēng)險處置、預(yù)算申報、預(yù)算執(zhí)行、項目完成等的單據(jù)、流程的處理。作為工作流管理專家,華天動力提供十大流程、智能模板、智能報表,打造全方位自定義的工作流環(huán)境,實現(xiàn)線上線下一致的審批流程和審批單據(jù)處置。
關(guān)于工作流的更多介紹請查看:工作流引擎
http://m.drinkklink.com/html/work/index.html
圖表 13 通過工作流平臺制作的差旅報銷單
實時通訊:真正實現(xiàn)遠程團隊工作
通過小天精靈,能夠自動形成項目群,所有項目成員都能夠自動入群,有問題群里直接溝通,不僅增強了項目成員的快速溝通能力,更是對項目團隊的融合起到了根本性的作用。當(dāng)項目完成后,還支持群聊記錄一鍵歸檔。
關(guān)于實時通訊的更多介紹請查看:小天互連
http://www.im8000.com/
圖表 14 通過即時通訊進行項目溝通
移動支持:手機在手,哪兒都是辦公室,提供現(xiàn)場拍照、解決問題的好助手
系統(tǒng)擁有獨立APP客戶端,完美支持Android、IOS、鴻蒙三種系統(tǒng),還支持H5嵌入式,能夠?qū)⒁苿佣藨?yīng)用直接嵌入到三方應(yīng)用中配合使用,人性化設(shè)計充分滿足移動端體驗需求。
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圖表 15 項目管理的移動端應(yīng)用畫面
技術(shù)驅(qū)動:項目管理系統(tǒng)的智能應(yīng)用
隨著人工智能的推動,項目管理系統(tǒng)的智能化應(yīng)用也成為推動技術(shù)驅(qū)動項目管理的關(guān)鍵因素。華天動力的項目管理系統(tǒng)利用人工智能(AI)、大數(shù)據(jù)分析和自動化技術(shù),為項目管理人員提供支持和輔助,整合項目計劃、資源管理、風(fēng)險評估和溝通協(xié)作等多個方面,提供全面的解決方案。
自動化任務(wù)分解預(yù)分配
通過預(yù)先設(shè)置的規(guī)則和算法,系統(tǒng)能夠自動分解任務(wù),并預(yù)分配給最合適的團隊成員,為項目經(jīng)理提供任務(wù)成員參考,提升了任務(wù)分解的效率。
圖表 16 自動任務(wù)分解
數(shù)據(jù)大屏助力實時數(shù)據(jù)分析
數(shù)據(jù)大屏能夠?qū)㈥P(guān)鍵的項目指標(biāo)以直觀、動態(tài)的可視化形式展示在大屏幕上,為企業(yè)決策層、項目相關(guān)人員提供了實時的項目監(jiān)控和分析工具。通過高度集中的信息展示能夠確保相關(guān)人能夠?qū)崟r訪問到當(dāng)前的最新數(shù)據(jù),幫助管理者基于數(shù)據(jù)做出更明智的決策。
圖表 17 項目數(shù)據(jù)大屏
智能風(fēng)險提報
風(fēng)險是項目管理系統(tǒng)中很重要的組成,對于大多數(shù)軟件系統(tǒng),風(fēng)險均需要人工發(fā)現(xiàn)并及時提報后進行風(fēng)險的解決。而在華天動力的項目管理系統(tǒng)中,通過內(nèi)置的算法分析項目數(shù)據(jù),自動識別可能存在的風(fēng)險點,比如合同風(fēng)險、回款風(fēng)險、預(yù)算風(fēng)險、任務(wù)執(zhí)行期限風(fēng)險等,這些風(fēng)險能夠被系統(tǒng)自動挖掘并提報到風(fēng)險管理模塊中,項目相關(guān)人員在接收到風(fēng)險后,可以根據(jù)實際情況決定關(guān)閉風(fēng)險還是解決風(fēng)險。
圖表 18風(fēng)險分析
通過這些技術(shù)驅(qū)動的應(yīng)用,項目管理系統(tǒng)不僅提高了項目的可見性和協(xié)作效率,還增強了項目團隊對項目成功的控制力,也為企業(yè)管理層提供了強有力的數(shù)據(jù)支撐。
戰(zhàn)略規(guī)劃:項目管理系統(tǒng)的決策支持
華天動力的項目管理系統(tǒng)能夠?qū)鹘y(tǒng)的手工項目管理搬到線上來,實現(xiàn)自動數(shù)據(jù)統(tǒng)計、實時監(jiān)控報告,從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出正確的決策起到數(shù)據(jù)支撐作用。
數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策
系統(tǒng)能夠自動收集和整合項目相關(guān)的各種數(shù)據(jù),包括進度、預(yù)算、資源使用情況等,使得決策基于實際數(shù)據(jù)而非僅憑經(jīng)驗。
圖表 19 項目管理系統(tǒng)中的財務(wù)相關(guān)統(tǒng)計
實時監(jiān)控和報告
系統(tǒng)提供實時的項目監(jiān)控功能,確保管理者能夠及時了解項目狀態(tài),并通過生成的報告進行深入分析,從而做出更加明智的決策。
圖表 20通過項目臺賬進行項目監(jiān)控
圖表 21 一鍵式查看項目全部信息
風(fēng)險管理
風(fēng)險管理模塊可以識別、評估和緩解項目風(fēng)險,確保項目按計劃進行,減少不確定性對決策的影響。
圖表 22風(fēng)險分析
協(xié)作和溝通
在系統(tǒng)中,項目成員可以直接反饋、提交負責(zé)任務(wù)的進度情況,通過即時通訊可以與團隊成員進行快速溝通,這些都能夠確保所有相關(guān)方對項目目標(biāo)和戰(zhàn)略有共同的理解,這對于制定有效的決策至關(guān)重要。
圖表 23任務(wù)反饋
適應(yīng)性和靈活性
為了能夠讓系統(tǒng)能夠更廣泛的適應(yīng)不同的業(yè)態(tài),在系統(tǒng)使用前可以進行各種配置工作。我們要做到的不是讓企業(yè)適應(yīng)系統(tǒng),而是要讓系統(tǒng)更符合企業(yè)的個性化管理方式。
圖表 24 項目使用前的配置項
圖表 25 分配的任務(wù)也可以進行各種配置
通過這些功能不難看得出來,華天動力的項目管理系統(tǒng)不僅提高了項目執(zhí)行的效率和效果,還優(yōu)化了戰(zhàn)略規(guī)劃和決策過程,幫助團隊實現(xiàn)項目和組織目標(biāo)的一致性。系統(tǒng)靈活性和適應(yīng)性使其成為戰(zhàn)略規(guī)劃過程中不可或缺的伙伴,幫助組織在不斷變化的環(huán)境中保持競爭力。
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