對于企業(yè)來說,知識普遍指代的是企業(yè)自己所有或總結(jié)的技術、產(chǎn)品、經(jīng)驗等,并通過文件、紙質(zhì)存檔、音視頻課程、技術人員等載體進行歸檔或記憶儲存的高價值無形資產(chǎn)。比如企業(yè)的一些技術專利、設計專利等是知識體系最有影響力的代表。
OA系統(tǒng)對于企業(yè)管理好自身的知識內(nèi)容,構(gòu)建合理安全的知識運營體系,提高知識在工作中的利用率,三個方面都非常有價值。
做好知識管理,能夠提升效率,通過集中化、智能化存儲和檢索,員工可以更快速、更準確地獲取所需信息。OA系統(tǒng)中的知識管理系統(tǒng),還能使團隊成員能夠共享和協(xié)同處理知識資源,打破信息孤島。
在安全性上,OA系統(tǒng)可以建立知識庫有效地保存和管理核心知識,減少機密外泄,同時在促進知識創(chuàng)新上,也有顯著推動作用。
華天動力OA系統(tǒng)在知識管理上,通過把文件放到目錄中進行統(tǒng)一存儲來實現(xiàn)。企業(yè)在使用時,先建立統(tǒng)一的知識體系框架,將公司所有需要管理的文檔按目錄進行設置,并針對部門、崗位、負責人等進行分級設置,避免知識體系被隨意篡改。
除了權(quán)限管理,華天動力OA系統(tǒng)還具有符合ISO管理規(guī)范的版本控制、動態(tài)水印、電子印章等特點,進一步強調(diào)知識的所屬,避免了一些通過截圖等形式的外泄。
在查詢方面,OA系統(tǒng)支持按文檔基礎信息、屬性查詢,以及根據(jù)關鍵字查詢。
文檔集中管理后,能夠豐富企業(yè)的文檔庫,系統(tǒng)中設置了多個不同的功能來方便文檔的應用。
1.多維度知識重組
剛才提到了知識體系是基于公司層面建立的,各部門在使用時,可以通過工作目錄及知識體系目錄的權(quán)限來打造各部門自己的知識體系,使得公司的知識得到全面的使用并擴展。
2.知識地圖
如果員工需要參與一個項目中,一開始肯定是帶著疑問參與的,項目過程是什么樣?都要注意什么等等?這些疑問對于員工來說,都可以通過華天動力OA系統(tǒng)知識地圖中找到答案。知識地圖能將精美的圖形樣式和知識文檔聚合到一起,呈現(xiàn)給用戶查看,還能夠與工作流結(jié)合,用戶在查看了規(guī)范后能夠按規(guī)范發(fā)起申請。
3.專家地圖功能
能夠集中企業(yè)中某一領域比較權(quán)威的人群。普通用戶可以去查看專家寫的文章、分享的經(jīng)驗等等,也可以直接向?qū)<姨釂枂栴}。專家可以由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設置,也可以由各部門提申請,審核通過后指定用戶會成為專家。
4.知識社區(qū)
系統(tǒng)呆在一個全開放的平臺,員工可以根據(jù)你自己的興趣加入到一個社區(qū)中,在社區(qū)內(nèi)與其他人交流溝通,分享知識和經(jīng)驗。
華天動力OA系統(tǒng)的知識管理功能,可以實現(xiàn)企業(yè)有效集中整理和存儲各類文檔,同時建立起嚴謹?shù)臋?quán)限管理體系,確保文檔的完整性和安全性。還具備多維度知識重組、知識地圖、專家地圖和知識社區(qū)等特色功能,進一步促進了知識的共享和再利用,讓企業(yè)的知識體系得以不斷完善和擴展。